Unter dem Stichwort "Vorbereiten" finden sich im Office-Menü mehr Befehle, die mit dem Abschließen und Beenden zu tun haben als mit dem Vorbereiten...
Eigenschaften
Die Dateieigenschaften werden oberhalb des Dokumentes in einer Kopfzeile angezeigt: Autor, Titel, Kategorie etc. Um das Dialogfeld aufzurufen, klicken Sie links in der Infozeile auf den Auswahlpfeil und dann auf "Erweiterte Eigenschaften".- Dokument prüfen
Damit entfernen Sie die sogenannten "Metadaten" - persönliche Informationen im Dokument wie den Autorennamen, das Speicherdatum und Informationen in den Datei-Eigenschaften. Je nach Programm werden unterschiedliche weitere Informationen untersucht: in Word Änderungskennungen, Kommentare oder ausgeblendete Texte; in Excel ausgeblendete Spalten, Zeilen und Arbeitsblätter; in Powerpoint Präsentationsnotizen und nicht sichtbare Elemente. Sie können nach dem Aufruf des Dokumentinspektors bestimmen, welche Inhalte untersucht und entfernt werden sollen. - Verschlüsselung
Nach Eingabe eines Kennwortes wird die Datei verschlüsselt abgelegt, nur mit dem Kennwort kann sie wieder geöffnet und entschlüsselt werden. Sie können das Kennwort auch mit "Speichern / Extras / Allgemeine Optionen" eingeben. Es entspricht dem Kennwort zum Öffnen. - Berechtigung und digitale Signatur
Für diese zwei Punkte brauchen Sie Zusatzsoftware. Die Berechtigung wird über Microsoft IRM verwaltet, eine digitale Signatur können Sie von einem digitalen Signaturdienst beziehen. 
Als abgeschlossen kennzeichnen
Damit signalisieren Sie jedem anderen (und sich selber!), dass diese Version des Dokuments endgültig ist und nicht mehr verändert werden soll. Das Dokument wird schreibgeschützt, eine Eingabe oder Bearbeitung ist nicht mehr möglich. In der Statusleiste am unteren Rand sehen Sie das Symbol "Endgültig".
Sobald Sie einen Befehl wählen wollen, der deaktiviert wurde, erhalten Sie eine Informatione. So erkennt jeder, warum Befehle nicht wählbar sind.
Es ist jederzeit möglich, die Merkmal "Abgeschlossen" wieder aufzuheben. Ein Schutz vor unbefugten Änderungen erreichen Sie damit also nicht! Um das Dokument zu schützen, müssen Sie alternativ oder zusätzlich einen Passwortschutz einstellen.- Kompatibilitätsprüfung durchführen
Damit können Sie überprüfen, ob sich das Dokument in älteren Office-Versionen öffnen lässt. Eine genauere Erklärung finden Sie im Bereich Dateiformat.
12.02.2008
