Mit einem kostenlosen Addin von Microsoft können Sie aus allen Office-Anwendungen heraus direkt PDF-Dateien oder PDF- und XPS-Dateien erstellen.
Die Addins gibt es hier:
- Add-In für 2007 Microsoft Office: "Speichern unter – PDF oder XPS"
- Add-In für 2007 Microsoft Office: "Speichern unter – PDF"
- Add-In für 2007 Microsoft Office: "Speichern unter – XPS"
Wenn Sie beide Speicherarten (PDF und XPS) haben möchten, installieren Sie nur das erste Addin. Wer dagegen auf eine der beiden Optionen verzichten will, kann nur eines der beiden anderen Addins verwenden.
- PDF ist die Abkürzung für Portable Document Format und wurde von der Firma Adobe Systems entwickelt. Informationen finden Sie bei Adobe oder in der Wikipedia.
- XPS ist ein Microsoft-eigenes Format und dient ebenfalls dazu, Dokumente unabhängig von der Plattform anzuzeigen. Informationen Sie bei Microsoft oder in Kurzform ebenfalls in der Wikipedia.
Um PDFs anzeigen zu können, brauchen Sie einen PDF-Reader, der bekannteste ist der kostenlose Adobe Acrobat Reader. Ein XPS-Reader wird mit Windows Vista installiert, für Windows XP oder Windows Server 2003 kann er bei Microsoft heruntergeladen werden.
Und so erstellen Sie PDFs (oder XPS), nachdem das Addin installiert wurde:
- Rufen Sie im Office-Menü den "Speichern unter" auf
- Wählen Sie "PDF oder XPS"
- Wählen Sie als Dateityp entweder "PDF" oder "XPS-Dokument" aus (wenn Sie das Addin für beide Varianten installiert haben)
- Klicken Sie auf "Optionen", um die Einstellungen zu ändern
Je nach Programm erhalten Sie unterschiedliche Einstellmöglichkeiten. Rechts sehen die Einstellungen, die Sie aus Excel heraus wählen können. In Word haben Sie z. B. noch die Möglichkeit, die Änderungskennungen (Markups) zu speichern, in Powerpoint lassen sich alternativ zuden Folien auch Handzettel als PDF speichern.
Statt die Datei als PDF oder XPS zu speichern, können Sie auch direkt eine Datei als Anhang für eine Mail erzeugen. Wählen Sie dazu im Office-Menü "Senden / PDF-E-Mail-Anlage..." oder "XPS-E-Mail-Anlage".
12.02.2008
